CHÍNH SÁCH BẢO MẬT

1. Tuân thủ các luật và quy định liên quan

Công ty cổ phần Village House Management (dưới đây gọi là “Công ty”) cam kết tuân thủ luật bảo vệ thông tin cá nhân, các luật có liên quan, các hướng dẫn và quy định khác nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng hiện tại và khách hàng tương lai (dưới đây gọi là “Khách hàng”). Ngoài ra, trong các hoạt động kinh doanh khác nhau của công ty chúng tôi, để tránh việc thông tin cá nhân của khách hàng hoặc những thông tin tương đương bị rò rỉ ra bên ngoài một cách không phù hợp hoặc bị sử dụng sai mục đích, chúng tôi thiết lập và công bố chính sách bảo mật thông tin cá nhân như một phương châm cần tuân thủ. Đồng thời, chúng tôi cũng xây dựng các thủ tục cần thiết để bảo vệ thông tin cá nhân và liên tục rà soát, cải thiện nội dung của chính sách bảo mật này cũng như hệ thống quản lý liên quan.

2. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân

Công ty chúng tôi sẽ chỉ sử dụng thông tin cá nhân do khách hàng cung cấp trong phạm vi cần thiết để đạt được các mục đích sử dụng dưới đây.
(1) Xác minh danh tính và thẩm định tín dụng trong quá trình nộp đơn và ký kết hợp đồng liên quan đến việc thuê bất động sản và các hình thức bảo lãnh liên đới.
(2) Ký kết hợp đồng liên quan đến cho thuê, bảo đảm liên đới hoặc quản lý vận hành bất động sản (bao gồm cả chuẩn bị ký kết hợp đồng) và cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đó.
(3) Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quản lý, vận hành kinh doanh cho thuê bất động sản.
(4) Phân tích xu hướng khách hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm, đo lường và phân tích hiệu quả quảng cáo.
(5) Thực hiện các nghiệp vụ đại lý liên quan đến các loại bảo hiểm thiệt hại và bảo lãnh do công ty bảo hiểm hoặc công ty bảo lãnh đảm nhiệm.
(6) Tiếp nhận, duy trì và quản lý hợp đồng bảo hiểm, xử lý các sự cố bảo hiểm.
(7) Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến việc vào và ra khỏi căn hộ, cùng các sản phẩm và dịch vụ nâng cao môi trường sống (bao gồm các dịch vụ viễn thông theo nhu cầu của khách hàng).
(8) Trong trường hợp cần thiết để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, chuyển giao thông tin cho các đơn vị được ủy quyền thực hiện công việc.
(9) Tuân thủ các quy định pháp luật trong và ngoài nước, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chính phủ và tòa án trong và ngoài nước.
(10) Thực hiện các công tác tuyển dụng nhân sự.
(11) Liên hệ với khách hàng qua thư tín, điện thoại, email, v.v. nhằm thực hiện các mục đích sử dụng từ mục (1) đến mục (10) (bao gồm cả các hoạt động quảng cáo).
(12) Các công việc khác có liên quan hoặc đi kèm với những mục trên.

3. Sử dụng chia sẻ thông tin cá nhân và dữ liệu cá nhân

Công ty chúng tôi có thể chia sẻ thông tin cá nhân quý khách cung cấp theo như nội dung dưới đây. Ngoài ra, trong phạm vi đã nêu tại mục “2. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân” ở trên, công ty chúng tôi và các công ty thuộc cùng tập đoàn được liệt kê dưới đây có thể cùng nhau sử dụng dữ liệu cá nhân của quý khách thông qua hình thức văn bản hoặc phương thức điện tử. Xin lưu ý rằng các công ty thành viên tham gia sử dụng chung đều tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ thông tin cá nhân của quốc gia tương ứng.
(1) Các bên cùng sử dụng thông tin và mục đích sử dụng chung
a） Việc sử dụng chung giữa công ty chúng tôi và các công ty thành viên trong nhóm công ty liên quan đến các hoạt động quản lý vận hành bất động sản do công ty chúng tôi thực hiện. (※Danh sách các công ty thành viên trong nhóm công ty xem tại đây.)
Danh sách các công ty thành viên trong nhóm công ty

• 全国民間賃貸サービス合同会社
• 東日本民間賃貸サービス合同会社
• Muromachi特定目的会社
• 中部民間賃貸サービス特定目的会社
• フォートレス・インベストメント・グループ・ジャパン合同会社
• 日暮里特定目的会社
• Ogasawara特定目的会社
• Alta特定目的会社
• コンソナント・インベストメント・マネジメント株式会社 b） Việc sử dụng chung giữa công ty chúng tôi và các công ty thuộc tập đoàn nhằm mục đích cung cấp các dịch vụ liên quan hoặc đi kèm trong phạm vi mục tiêu kinh doanh của công ty.
(2) Các hạng mục thông tin cá nhân được sử dụng chung
Họ và tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh, thu nhập năm (bao gồm thu nhập hộ gia đình), số điện thoại (bao gồm cả số điện thoại di động), địa chỉ email, thông tin nơi làm việc, thành viên gia đình, tình trạng cư trú, thông tin về người bảo lãnh hoặc người liên hệ khẩn cấp, thông tin số hiệu của giấy phép lái xe và các giấy tờ tùy thân khác (gọi chung là thông tin thuộc tính), thông tin bất động sản cho thuê, điều kiện cho thuê, thông tin tín dụng, thông tin giao dịch và các mục khác cần thiết cho mục đích sử dụng trên nhưng sẽ bị giới hạn trong phạm vi tối thiểu cần thiết.
(3) Người chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân
Công ty Cổ phần Village House Management Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà Hulic Kamiyacho, 4-3-13 Toranomon, Quận Minato, Tokyo Người đại diện: Iwamoto Tatsuhiko

4. Việc cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba

Công ty chúng tôi sẽ không cung cấp thông tin cá nhân và dữ liệu cá nhân của quý khách cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của quý khách, trừ các trường hợp sau đây theo quy định pháp luật
(1) Khi được khách hàng đồng ý
(2) Trường hợp cần thiết theo quy định pháp luật
(3) Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người, và việc lấy được sự đồng ý của cá nhân là khó khăn
(4) Khi đặc biệt cần thiết nhằm nâng cao sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em, và việc lấy được sự đồng ý của cá nhân là khó khăn
(5) Khi cần hợp tác với cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương, hoặc cá nhân/ tổ chức được ủy thác để thực hiện các công việc theo quy định pháp luật, và việc lấy sự đồng ý của người đó có thể gây cản trở đến việc thực hiện công việc đó
(6) Khi bên thứ ba là tổ chức nghiên cứu học thuật, và việc sử dụng dữ liệu cá nhân là cần thiết cho mục đích nghiên cứu học thuật (bao gồm cả trường hợp mục đích sử dụng một phần là nghiên cứu học thuật, ngoại trừ trường hợp có nguy cơ xâm phạm quyền và lợi ích của cá nhân một cách bất chính)
Ngoài ra, để phục vụ cho hoạt động phân phối quảng cáo, công ty có thể cung cấp thông tin cá nhân của khách hàng như địa chỉ email, số điện thoại,… cho các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến như Meta Platforms, Inc., Google LLC, Criteo, Salesforce, Inc., ByteDance Ltd., Công ty Cổ phần Intimate Merger, Yahoo Japan Corporation, LINE Corporation, v.v. Trong số các bên nhận thông tin này có cả các doanh nghiệp đặt trụ sở tại Tiểu bang California, Hoa Kỳ (về hệ thống pháp luật bảo vệ thông tin cá nhân tại các quốc gia/vùng lãnh thổ liên quan, vui lòng tham khảo tại:Hoa kỳ（Liên Bang)、Bang California、China) Bao gồm cả những doanh nghiệp bên trên. Các bên được cung cấp thông tin sẽ xử lý thông tin cá nhân của quý khách theo đúng các quy định hiện hành về bảo vệ thông tin cá nhân
(7) Khi sử dụng chung thông tin với các công ty trong cùng tập đoàn
(8) Khi ủy thác nghiệp vụ cho bên thứ ba

5. Việc thu thập thông tin liên quan đến cá nhân

Tại một số trang trên website của công ty và các công ty thuộc cùng tập đoàn, để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, chúng tôi sử dụng công nghệ Cookie (tập tin ghi nhớ) để gửi và nhận thông tin.
Chúng tôi sử dụng Cookie chủ yếu cho các mục đích sau đây:
・Trong quá trình cung cấp các dịch vụ như website, ứng dụng trên điện thoại thông minh hoặc gửi email, nhằm hỗ trợ việc nhập liệu và cá nhân hóa việc phân phối nội dung như quảng cáo, email cũng như thông tin hiển thị phù hợp với từng khách hàng.
・Nhằm sử dụng làm tài liệu thống kê trong trạng thái không thể xác định danh tính cá nhân.
※Cookie chỉ được sử dụng giới hạn trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và phân tích mức độ sử dụng và tuyệt đối không được sử dụng cho các mục đích khác.
Ngoài ra, trong trường hợp việc phân phối quảng cáo được ủy thác cho bên thứ ba, Cookie có thể được lưu trữ và tham chiếu thông qua các bên thứ ba đó. Nếu quý khách không mong muốn chia sẻ thông tin như vậy, quý khách có thể cài đặt trình duyệt để vô hiệu hóa việc sử dụng Cookie, tuy nhiên trong trường hợp này, một số dịch vụ trên website có thể không hoạt động được.

Cookie là gì ?
Cookie là thông tin được trao đổi giữa máy chủ web và trình duyệt của khách hàng nhằm giúp internet hoạt động hiệu quả hơn và có thể được lưu trữ trên thiết bị thông tin của khách hàng.

6.Ủy thác xử lý thông tin cá nhân

Công ty chúng tôi có thể ủy thác cho bên ngoài xử lý thông tin cá nhân mà khách hàng đã cung cấp. Trong trường hợp đó, chúng tôi sẽ lựa chọn đối tác có áp dụng các biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân đầy đủ, đồng thời tiến hành giám sát cần thiết và phù hợp đối với bên được ủy thác nhằm đảm bảo thông tin cá nhân được bảo vệ một cách thích đáng.

7. Ủy thác công việc xử lý dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba

Trong phạm vi cần thiết để đạt được theo mục "2. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân" đã nêu trên, công ty có thể ủy thác một phần hoặc toàn bộ việc xử lý dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba. Trong trường hợp này, công ty sẽ tiến hành thẩm định bên nhận, ký kết hợp đồng cần thiết, thực hiện giám sát và hướng dẫn cũng như thực hiện các biện pháp theo quy định pháp luật.

8. Những việc như công khai, chỉnh sửa thông tin cá nhân

Khi khách hàng có yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, công khai (bao gồm cả ghi chép việc cung cấp cho bên thứ ba), chỉnh sửa, bổ sung, xóa bỏ, ngừng sử dụng, xóa bỏ hoặc ngừng cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba, chúng tôi sẽ xác nhận người yêu cầu là chính chủ hoặc người đại diện và sẽ xử lý yêu cầu một cách hợp lý. Vui lòng liên hệ theo thông tin dưới mục 9.

9. Thông tin liên hệ về các câu hỏi, ý kiến liên quan đến thông tin cá nhân

Công ty Cổ phần Village House Management Phòng ban pháp chế và tuân thủ
〒105-0001 Tầng 4, Tòa nhà Hulic Kamiyacho, 4-3-13 Toranomon, Quận Minato, Tokyo
Liên hệ : 03-6775-9351 Fax : 03-6775-9335

Trân trọng